Wat AI-automatisering voor een mkb-bedrijf doet
Het meeste werk dat we automatiseren heeft weinig met AI te maken. Een formulier dat in het CRM moet of een order die naar de boekhouding moet, zijn vaste stappen, en daar zijn n8n en Make goed in. AI komt erbij zodra er tekst gelezen of geschreven moet worden: een mail die zowel een vraag als een klacht kan zijn, of een pdf-factuur waar het bedrag steeds ergens anders staat.
Neem een installatiebedrijf met zes monteurs dat per week zo'n zestig aanvragen krijgt via mail en het websiteformulier. De automatisering leest elke aanvraag, haalt adres, soort klus en gewenste datum eruit, zet de klant in het CRM en stelt een antwoord op met de eerstvolgende vrije plek in de planning. De planner leest dat antwoord, past soms iets aan en verstuurt het.
Zo verloopt een project
Je begint met de gratis scan. Daarin beschrijf je welk werk je nu met de hand doet, welke systemen je gebruikt en hoeveel uur het per week kost. Binnen twee werkdagen krijg je een korte analyse terug met een vaste prijs, of het eerlijke advies om er niet aan te beginnen.
Ga je akkoord, dan bouwen we in 2 tot 8 weken, afhankelijk van het aantal systemen en stappen. We testen met jouw echte gegevens op een aparte omgeving, zodat er in je administratie niets misgaat. Bij de oplevering lopen we samen door wat er draait en wat je zelf kunt aanpassen. Het onderhoud kun je daarna bij ons laten. Dan past dezelfde persoon die het bouwde de automatisering aan als je boekhoudpakket iets verandert.
Wanneer het niet rendabel is
Kost een taak minder dan 2 uur handwerk per week, dan duurt het lang voordat een project van €2.500 zich terugverdient. Vaak is je werkwijze tegen die tijd alweer veranderd. Dan raden we het af, of we kijken of een kant-en-klare koppeling volstaat.
Hetzelfde geldt voor een proces dat elke keer anders loopt, zoals een offerte voor een verbouwing waarvoor je eerst gaat kijken. Daar zit het werk in het nadenken, en dat neemt software je niet af. Twijfel je of jouw taak eronder valt, vraag de gratis automatiseringsscan aan. Als het niet uit kan, staat dat gewoon in het antwoord.